Am trecut prin toți pașii de mai jos pentru a ajuta pe cineva sa intre in legalitate odată cu noile reguli impuse de ANAF in România. Mai exact, de la 1 Ianuarie 2024 este obligatorie trimiterea facturilor in SPV (Spațiul Privat Virtual), dar atenție, doar facturile intre firme. Nu este necesară trimiterea facturilor emise către persoane fizice.
De ce? ANAF spera sa in felul asta va elimina o parte din evaziunea fiscală de pana acum. Probabil ca așa se va întâmpla, eu rămân la părerea ca mare parte din evaziune se întâmplă acolo unde se lucrează cu cash (persoane fizice) si mai ales in domeniile in care se oferă servicii, unde, daca clientul tău nu te denunță, poți sa declari la ANAF veniturile cum vrei tu.
Mă mai nedumerește si faptul ca ANAF ignora cazuri evidente de evaziune, pe care le vedem zilnic toți, dar își încordează mușchii pe cazuri mult mai greu de controlat si de implementat. Aș enumera aici nefiscalizare banilor din turism, muzica, evenimente, servicii precum saloane de înfrumusețare si frizerii, târguri de en-gros cu mărfuri si fructe unde nu exista un singur POS de încasare cu card, deci nu exista nimic fiscalizat. Si mai sunt foarte multe astfel de cazuri, toate la vedere, dar nu stau acum sa înșir aici. Poate ați crede ca nu sunt sume mari, dar de fapt sunt. Aici e si vina noastră, a clienților care accesam acele servicii si care suntem complici la tot acest proces prin acceptarea tacita a unei plăti pentru care nu se emite un bon fiscal sau o factura.
ANAF ar putea să-i verifice puțin si pe cei care merg cu mașini de zeci sau sute de mii de euro in timp ce veniturile lor arată ca sunt eligibili pentru ajutor social. Dar e greu sa faci asta mai ales când ăștia sunt clienții tai in plan politic si nu vrei să-i superi. Zicea bine profesorul Borțun într-un podcast: s-a ajuns la un nivel de furt si manipulare încât se pot crea majorități pentru orice problema sau nevoie. Asta se întâmplă si aici. E un jaf de la un capăt la altul in care ăștia care au de câștigat reprezintă o majoritate confortabila.
In fine.
Daca te interesează ghidul de mai jos, atunci ești in situația următoare: ai o firma, emiți facturi catre alte firme. Sunt 3 pași pe care trebuie să-i urmezi ca sa ajungi in legalitate.
- Ai nevoie de o semnătura digitală calificată – aceasta garantează ca tu, care încarci acele facturi in sistemul e-Factura (ANAF) ești chiar tu si ești reprezentantul legal al firmei pentru care încarci facturile.
- Ai nevoie de un cont la ANAF. Acesta se numește SPV (Spațiu Virtual Privat). Nu poți crea acest cont la ANAF fără sa ai semnătura aia digitală de la punctul 1. E o chestiune ce tine de securitatea identității, lucru extrem de important in acest caz.
- Încarci facturile in SPV fie manual, fie cu ajutorul aplicației cu care emiti facturi. Mare parte dintre aceste aplicații permit integrarea cu SPV. Vom detalia mai jos care si cum.
Semnatura digitala
Este o semnătura electronică, poți semna cu ea documente electronice, sau poți autoriza anumite procese cu ajutorul ei, ea garantând ca tu ești cine pretinzi ca ești. Este un serviciu pe care îl cumperi sub forma de abonament (anual) de la câțiva furnizori de acest fel. Cei mai cunoscuți sunt Digi Sign, Cert Sign, Alfatrust Certification… si alții.
Rolul acestor furnizori e sa se asigure ca îți oferă ție un mod de a semna electronic documente si ca ești cine pretinzi ca ești. Tot ei, sunt cei care certifica ca fiecare semnătura electronică pe care o aplici după ce cumperi acest serviciu este valida si sigură.
Poti opta pentru 2 tipuri de semnătura electronică:
- pe token fizic
- in cloud
Semnătura cu token fizic înseamnă ca primești un mic device (seamănă cu un stick de memorie USB) pe care îl folosești de fiecare data când semnezi un document. Acel token trebuie introdus într-un port USB al PC-ului de fiecare data când semnezi. Ca o măsură suplimentară de securitate, după ce pui token-ul in USB, va trebui sa mai introduci si un PIN pe care doar tu îl știi. Poți semna documente doar in timp de token-ul e conectat la PC.
Semnătura digitală in cloud elimina nevoia de a avea acel token fizic. In schimb, furnizorul de unde ai cumpărat acest serviciu îți pune la dispoziție o aplicație (un program) pe care trebuie să-l instalezi pe PC. După instalare, te autentifici in acel program cu datele tale de autentificare. Din momentul ăla, programul ăla funcționează ca si cum ai avea token-ul conectat la PC. In continuare va fi nevoie sa mai adaugi un PIN ori de câte ori semnezi un document electronic.
Ce sa alegi?
Daca ești utilizator de sisteme Mac OS (Apple), n-ai de ales, trebuie sa mergi pe token fizic. Semnătura in cloud (aplicația) nu e compatibilă cu Mac OS. Nu știu de ce, e ceva destul de ciudat. Probabil e o problema ce tine de securitatea mai avansata pe aceste sisteme, iar Apple nu permite anumite tipuri de acces la codul sursa al sistemului de operare, acces de care e nevoie pentru acea aplicație sa ruleze. E doar o speculație.
Daca ești utilizator de Microsoft Windows atunci poți sa alegi liniștit semnătura in cloud. Elimini nevoia si grija de a purta după tine un obiect in plus.
Ce am ales eu? Semnatura in Cloud. Chiar daca folosesc in majoritatea timpului un MacBook Pro, am si un PC cu Windows. Adevarul este ca ai nevoie de Windows doar de 2 ori : la crearea contului pe ANAF si la integrarea softului de facturare cu SPV. După asta îți poți derula liniștit activitatea si pe Mac OS.
Important: folosiți ca browser Chrome sau Edge. Cu Firefox am avut ceva probleme.
Am optat pentru semnătura in cloud de la Cert Sign. De fapt, ei cred ca sunt singurii care oferă momentan semnătura in cloud. Si prețul e mai mic fata de semnătura cu token. Am cumpărat pe 2 ani, m-a costat 350 lei. Ca utilizator de Mac OS (Apple) la acest tip de semnătura de la Cert Sign, exista un portal online unde poți sa încarci documente, sa le semnezi si apoi sa le descarci. Si merge pe orice sistem de operare. Deci am rezolvat si problema asta. Mai menționez ca, la Cert Sign, la semnătura in cloud, pe lângă programul de pe PC cu datele de autentificare, ai nevoie de o aplicație instalată pe telefon, un Authenticator. Eu am ales Microsoft Authenticator pentru ca deja îl foloseam. Ce face acesta: el îmi genereaza acel PIN de care va ziceam mai sus si de care e nevoie ori de câte ori semnezi documentele. Acesta este încă o măsură de securitate in plus, făcând acest proces unul foarte sigur. Am scris despre programe de Authenticator aici ca sa va faceți o idee despre ce înseamnă:
- Tutorial: Cum să folosești Google Authenticator pe un PC cu Windows
- Tot ce trebuie sa stii despre parole, securitatea conturilor si care sunt cele mai sigure metode de autentificare
Mentiune: in procesul de achiziție de semnătura digitală, exista varianta de verificare fizica sau la distanță. Verificare fizică, adică te deplasezi într-un centru/loc unde un reprezentant al furnizorului de semnătura te primește si îți verifica identitatea (acte). Verificare la distanță înseamnă ca nu mai e nevoie sa mergi într-un loc, vei face asta de acasă din fata PC-ului. Asigură-te ca PC-ul are o camera web, va trebui sa faci o recunoaștere video si apoi sa arati la camera cartea de identitate. Asigură-te ca ai o camera web buna, altfel vei avea probleme in timpul recunoașterii video.
Cont la ANAF (SPV)
Important: folosiți ca browser Chrome sau Edge. Cu Firefox am avut ceva probleme.
Crearea contului la ANAF presupune sa completezi un formular online si sa încarci câteva documente. Link de înregistrare aici. Formularul e simplu, e vorba de datele tale si ale firmei tale. La documente e de discutat, pentru unii poate părea dificil. Sunt 2 documente cerute:
- Document de confirmare – acesta este un fișier tip (PDF) care trebuie sa fie semnat de tine dar si de furnizorul tău de semnătura digitală. Căutați pe website la furnizorul vostru informații despre cum obțineți acest document. La Cert Sign l-am descărcat de pe site-ul lor, l-am semnat pe un PC cu Windows cu semnătura mea digitală (cumpărată de la ei), apoi l-am încărcat la ei pe website unde ei îl semnează automat in câteva secunde, de unde apoi îl descarci si îl poți importa in formularul din procesul de înregistrare la ANAF. Detalii despre Cert Sign si documentul de confirmare pe pagina lor aici.
- Documente justificative – aici e nevoie sa adaugi câteva documente care sa certifice ca ești reprezentantul firmei pentru care creezi cont. Eu am încărcat o copie CI, o copie a certificatului de înregistrare al firmei si un act constitutiv. Acestea nu trebuiesc semnate electronic. Dar e obligatoriu sa le puneți într-o arhiva .zip, doar așa le accepta ANAF. Cum faceți asta? Simplu, le pui pe PC in același loc, le selectezi pe toate, dai click dreapta pe ele si dai „add to archive” (aveți grija sa fie .zip).
După ce completezi si trimiți documentele, vei aștepta 1-2 zile lucrătoare pana cineva de la ANAF îți verifica datele si îți aproba înregistrarea. Abia apoi te poți conecta in cont. Autentificarea in cont se face cu ajutorul adresei de email pe care ai dat-o in formularul de mai sus si la parola vei folosi fie token, fie programul de la semnătura digitală (împreună cu PIN-ul). Link-ul de unde va conectați la ANAF e aici, dar daca nu aveți programul de semnătura pornit sau token-ul pus in USB, nu se va deschide nimic (atenție: doar pe Windows merge).
Nu discut momentan despre cum încarci manual facturile in SPV. Din ce am citit, încă sunt probleme tehnice cu sistemul e-factura. Eu nu încarc nimic manual, am integrat programul cu care emit facturi cu e-Factura si le trimit direct de acolo. E mult mai simplu.
Integrare program de facturare cu e-Factura
Depinde de ce programe folosiți. Eu folosesc Oblio. Echivalent mai exista SmartBill, Saga, etc…
De ce am ales Oblio? Pentru ca e foarte ieftin de folosit. Mai mult, mi-au dat un an gratuit. După acest an costurile sunt mult mai mici in comparație cu SmartBill. SmartBill e bun si el, e mai avansat si include mai multe funcții, poți opta pentru el doar daca ai nevoie. Pentru facturare, gestiune, raportare basic si integrare cu e-Factura, Oblio e foarte ok.
Integrarea programului de facturare cu e-Factura presupune ca respectivul program va putea transforma facturile emise de tine exact in ce format le cere ANAF si le va putea pune cu un click in contul tău din SPV (ANAF). Mai mult decât atât, tu poți sa iei din ANAF toate facturile emise de alte firme pe firma ta. Practic, nu vei mai avea nevoie de factura de la furnizorul tău de servicii sau produse, o vei lua din SPV.
Oblio e bine integrat cu e-Factura. Acesta include un modul Wallet, unde îți aduce el din ANAF toate facturile emise pe firma ta. Si cu un click, le poți importa in gestiunea ta. E foarte buna si utila funcția asta.
Integrarea lui Oblio cu e-Factura presupune un click. După ce ai contul ANAF aprobat, te conectezi in Oblio (de pe un PC cu Windows), adaugi torentul (sau pornești aplicația token virtuala daca ai optat pentru cloud), apeși pe integrare cu e-Factura si gata. Asta e tot!
Exista in perioada asta probleme cu serverele ANAF si la mine a mers integrarea doar seara după ora 18 când serverele nu mai erau la fel de încărcate ca ziua.
Abonează-te la Blogman.ro pe WhatsApp
Urmareste-ma pe Google News
Informatiile prezentate sunt bine structurate si foarte ușor de asimilat.
Multumesc mult!